El máximo beneficio de Scrum se obtiene con equipos co-localizados y dedicados sólo a un proyecto. Asimismo, valoramos la estabilidad, ya que el alto rendimiento se alcanza como fruto de una evolución (Si quieres saber más al respecto, te recomiendo leer nuestro artículo sobre el Modelo de Tuckman). Sin embargo, estas condiciones no siempre ocurren en la realidad. Las organizaciones, en especial aquellas exitosas, se reparten en diferentes locaciones y países. Aún asumiendo que todos los miembros se encuentren en el mismo edificio, pueden suceder situaciones de fuerza mayor que obliguen a teletrabajar.

Algunas barreras o problemas habituales son

• el idioma
• la distancia
• las diferencias culturales
• el huso horario

Y entre las consecuencias se encuentran

• la desconfianza
• la comunicación asíncrona
• la falta de claridad y precisión en la comunicación

Todo esto empeorará el rendimiento del teletrabajo.

El manifiesto ágil valora a los individuos y sus interacciones, la colaboración con el cliente y la comunicación cara a cara. Veamos con qué recursos contamos cuando estos valores y principios no pueden aplicarse de forma cabal.

Buenas prácticas

Escucho con demasiada frecuencia personas y equipos autoproclamados ágiles, pero muy pocos lo son en la realidad. El marco de trabajo debe ser claro para todos. Los cambios metodológicos son, de por sí, complejos, por lo que evitaremos esquemas distribuidos con miembros que nunca han trabajado con Scrum de manera ordenada. Cuando, esto no es posible, trabajaremos un plan de incorporación y capacitación que ayudará a los recién llegados a estar preparados y formados. 

Los eventos del marco de trabajo, obligatorios y recomendados, deben respetarse. Hemos de cumplir la reunión de inicio de proyecto (kick off), planificación de iteración (sprint planning), diaria (daily meeting), revisión (sprint review) y retrospectiva. Es ineludible enfatizar la brevedad y la exactitud a la hora de expresarse. Si los miembros no están familiarizados con esto, es menester impartir la formación necesaria. El punto clave es el consenso, o sea, asegurarse que todos comprendan y estén de acuerdo con las decisiones.

Cuando no es posible la comunicación cara a cara diariamente, debemos buscar la manera de maximizar aquello que la situación nos permita. Podemos reunir a todo el equipo el primer sprint del proyecto, o como mínimo, tener representantes de todas las ubicaciones que se reúnan en persona cada semana. No confundamos esto con nombrar jefes. Puede parecer poco, pero si se hace de forma regular y continuada, suele dar buenos resultados.

Dispondremos los medios para que los equipos tengan al menos un solapamiento de dos horas de trabajo. Esto es, fundamental a la hora de mantener las unidades sincronizadas.

Estableceremos con claridad un acuerdo sobre buenas prácticas y convenciones que se seguirán. Esto comprende procedimientos de desarrollo, estándares de código, patrones y cualquier otra que resulte conveniente (TDD, BDD, Unit testing, etcétera). Un punto clave es tener una referencia común para la estimación (story point o similar).

Nos aseguraremos un entorno de desarrollo sólido y robusto, que permita una fácil gestión del proyecto. Para ello, contaremos con un repositorio de código, una estrategia de versionado, automatización de pruebas e integración contínua. La plataforma debe estar disponible las 24 horas del día durante toda la semana.

Caja de herramientas

Videoconferencia

Esencial para los eventos de Scrum y refinamientos. Es valorable la posibilidad de compartir el escritorio.

Hangouts hangouts.google.com

Skype skype.com

Chat grupal

Para mantener conversaciones en tiempo real entre varios o One to one, aclarar y responder a dudas sobre el trabajo en curso.

Hangouts hangouts.google.com

HipChat atlassian.com/software/hipchat

Skype skype.com

Slack slack.com

Gestión Visual del proceso

Debemos contar con un radiador de información, que sea sencillo y fácil de utilizar. Contendrá al menos la pila de producto, la del sprint y el tablero scrum.

Jira atlassian.com/software/jira

Trello trello.com

Estimación grupal

Durante la planificación del Sprint calculamos el esfuerzo de manera comparativa, para elaborar una predicción del incremento que podremos entregar. Estas estimaciones deben ser grupales, al mismo tiempo que evitamos que se genere un sesgo. Una de las técnicas más populares es la Poker planning. Los miembros podrían enseñar sus cartas a la cámara en una videoconferencia, pero ganaremos velocidad e implicación si empleamos una aplicación específica.

Planning Poker planningpoker.com/

Scrumpy Poker scrumpy.poker/

Retrospectiva del proceso

Si bien es factible realizar este evento con una simple herramienta de videoconferencia, a la hora de recopilar y clasificar problemas (o pain points), así como acciones de mejora y votaciones, es más eficiente contar con algún tipo de aplicativo especializado.

Fun Retro https://funretro.io/

Team Retro https://www.teamretro.com/

(Te puede interesar nuestro artículo sobre Herramientas para retrospectivas remotas)

Repositorio Documental

A pesar que el manifiesto valora el producto funcionando por encima de la documentación extensiva, es recomendable disponer de una wiki o un repositorio compartido para aquella que sea imprescindible.

Google Drive google.com/drive

Atlassian Confluence atlassian.com/software/confluence

Calendario Compartido

Es útil para informar los eventos planificados y coordinar agendas. Es muy valorable que gestionen los husos horarios.

Google Calendar calendar.google.com/calendar

Microsoft Outlook outlook.com

Las herramientas que escojamos, están sujetas a inspección y adaptación durante la retrospectiva, validando si cumplen su propósito o generan problemas.

Por último recordar que estos recursos deben facilitar y reflejar nuestro proceso, y no al revés. Recordad siempre: valoramos a las personas y sus interacciones más que a las herramientas y procedimientos.

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